Ο Δήμος Αλεξανδρούπολης καλεί τους συλλόγους (πολιτιστικούς και αθλητικούς), που βρίσκονται και δραστηριοποιούνται εντός των ορίων του, και δεν το έχουν πράξει μέχρι σήμερα, να καταθέσουν αίτηση με συνημμένο το σχέδιο δράσης, προκειμένου παρθεί σχετική απόφαση για την επιχορήγησή τους για το έτος 2024.
Στη σχετική αίτηση θα πρέπει υποχρεωτικά να προσδιορίζονται οι συγκεκριμένες εκδηλώσεις, σύμφωνα με τους σκοπούς του καταστατικού τους (καθαρά πολιτιστικού ή αθλητικού σκοπού), με σχετική αιτιολογία και αναλυτικό προϋπολογισμό – κοστολόγηση των εξόδων τους. Επισημαίνεται ότι δεν είναι δυνατή η επιχορήγηση από τον Δήμο για την κάλυψη λειτουργικών αναγκών.
Προκειμένου οι σύλλογοι να επιχορηγηθούν από τον Δήμο Αλεξανδρούπολης για το έτος 2024, απαιτούνται τα παρακάτω δικαιολογητικά:
Αίτηση
- Αίτηση προς τον Δήμο Αλεξανδρούπολης στην οποία να γίνεται αναφορά με σαφήνεια στην προγραμματισμένη εκδήλωση – δράση (τίτλος, τόπος, ημερομηνία) και να γίνεται ανάλυση του προϋπολογισμού της εκδήλωσης της επιχορήγησης (όχι λειτουργικά έξοδα).
- Η αίτηση να πάρει αριθμό πρωτοκόλλου του Δήμου και η ημερομηνία της να είναι πριν την ημερομηνία της εκδήλωσης
- Στον προϋπολογισμό της εκδήλωσης να συμπεριλαμβάνεται η επιχορήγηση του Δήμου στα έσοδα και οι δαπάνες της εκδήλωσης στα έξοδα
- Να αναγράφεται ο ΑΦΜ
Προϋπολογισμός του τρέχοντος έτους
- Να συμπεριλαμβάνεται και η επιχορήγηση του Δήμου στα έσοδα και οι δαπάνες της εκδήλωσης στα έξοδα
Καταστατικό
- Το πιο πρόσφατο.
- Να είναι σε ισχύ
- Ο σκοπός του συλλόγου να είναι πολιτιστικός/αθλητικός
Πρακτικό συγκρότησης σε σώμα του ΔΣ
- Αν υπάρχει παραίτηση μέλους προσκομίζονται έγγραφα για την αντικατάστασή του
Δράσεις συλλόγου
- Έγγραφο με τις δράσεις του συλλόγου της τρέχουσας χρονιάς
- Να συμπεριλαμβάνεται και η εκδήλωση για την οποία ζητείται επιχορήγηση
Βεβαίωση κατάθεσης απολογιστικών στοιχείων για το προηγούμενο έτος από το τμήμα Κοινωνικής Αλληλεγγύης της περιφερειακής ενότητας Έβρου.
Ο αιτούμενος επιχορήγησης φορέας πρέπει να έχει υποβάλει, με το πέρας διμήνου από τη λήξη του οικονομικού έτους, στους φορείς από τους οποίους εποπτεύεται καθώς και στους φορείς που τον έχουν επιχορηγήσει, εφόσον αυτοί δεν ταυτίζονται, απολογισμό της συνολικής οικονομικής δραστηριότητας του συλλόγου και ξεχωριστό απολογισμό της επιχορήγησης ή χρηματοδότησης που έλαβε και είναι μικρότερη του 100% των συνολικών χρηματικών ποσών που διαχειρίστηκε. Με τα ανωτέρω υποχρεούται να συνυποβάλει και τον προϋπολογισμό του για το επόμενο έτος.
Μετά τον έλεγχο των παραπάνω δικαιολογητικών και την έγκριση της επιχορήγησης, απαραίτητη είναι η κατάθεση των παρακάτω:
Πιστοποιητικό από το Πρωτοδικείο
- Πιστοποιητικό από το Πρωτοδικείο ότι υφίσταται ο σύλλογος και έχει καταχωρηθεί στο βιβλίο σωματείων
- Το πιστοποιητικό να έχει εκδοθεί το τελευταίο τρίμηνο της κατάθεσης των δικαιολογητικών.
- Να προσκομισθεί το πρωτότυπο
Οικονομικός Απολογισμός του προηγούμενου έτους
- Να συμπεριλαμβάνεται και η επιχορήγηση του Δήμου που τυχόν έλαβε ο σύλλογος το προηγούμενο έτος στα έσοδα και οι δαπάνες της εκδήλωσης στα αντίστοιχα έξοδα
- Σε περίπτωση που το ποσό των συνολικών επιχορηγήσεων που έλαβε ο σύλλογος το προηγούμενο οικονομικό έτος έχει υπερβεί τις τρεις χιλιάδες (3.000€) συνολικά ετησίως, ο σύλλογος οφείλει να υποβάλλει αναρτημένα στο Μητρώο Επιχορηγούμενων Φορέων του Προγράμματος Διαύγεια τα στοιχεία των δαπανών.
Υπεύθυνη Δήλωση ότι έχετε ή / δεν έχετε επιχορηγηθεί
- από τον Δήμο Αλεξανδρούπολης ή από κάποιον άλλον φορέα Γενικής Κυβέρνησης για την προηγούμενη χρονιά. Εάν έχετε επιχορηγηθεί να αναφέρεται από ποιόν φορέα και το ποσό.
Οικονομικός Απολογισμός της περσινής επιχορήγησης
- Εάν είχε λάβει
Πρακτικό αποδοχής της επιχορήγησης
- ημερομηνία μετά την Οικονομική Επιτροπή
- Να υπογράφετε από αυτούς που νομιμοποιούνται
Γραμμάτιο Είσπραξης
- Να υπογράφετε από αυτόν που νομιμοποιείται
- Να φέρει σφραγίδα του συλλόγου
- Να έχει ημερομηνία μετά την Απόφαση Ανάληψης Υποχρέωσης του Δημάρχου
- Προσκομίζεται το πρωτότυπο και ένα φωτοαντίγραφο
Λογαριασμό τραπέζης
- επ’ ονόματι του σωματείου ή συλλόγου.
- Εάν δεν υπάρχει τραπεζικός λογαριασμός, το ποσό μπορεί να το εισπράξει όποιος εξουσιοδοτείται βάσει καταστατικού (πχ Ταμίας) με τραπεζική επιταγή, έχοντας την ταυτότητα του και την σφραγίδα του συλλόγου και μία ΥΔ που να αναφέρει ότι αυτός νομιμοποιείται να εισπράξει την επιχορήγηση του συλλόγου
Φορολογική ενημερότητα
- για ποσό άνω των 1.500 ευρώ
- αιτιολογία: για είσπραξη χρημάτων πλην φορείς Κεντρικής Κυβέρνησης
Ασφαλιστική ενημερότητα
- για ποσό άνω των 3.000 ευρώ.
- αιτιολογία: για είσπραξη χρημάτων πλην φορείς Κεντρικής Κυβέρνησης
Στις φωτοτυπίες θα γράφεται «ακριβές απόσπασμα από το πρωτότυπο» με σφραγίδα και μονογραφή.
Σε περίπτωση ελέγχου της επιχορήγησης από το Ελεγκτικό Συνέδριο θα πρέπει να υπάρχουν τα αντίστοιχα παραστατικά (τιμολόγια) σύμφωνα με τις δαπάνες του προϋπολογισμού της επιχορήγησης και τα οποία θα έχουν εκδοθεί πλησίον της ημερομηνίας της εκδήλωσης